GENBA 現場 - Tempat sesungguhnya

GENBA - Tempat sesungguhnya
現場

GENBA - Tempat sesungguhnya


TKP - Tempat Kejadian Perkara = GENBA

(dilafalkan sebagai GEMBA) adalah terminologi dari bahasa Jepang yang artinya adalah Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan atau Tempat sesungguhnya. Di dalam dunia bisnis sering juga disebut sebagai Tempat dimana Nilai Tambah diciptakan, contohnya di dalam pabrik, proses produksi dimana nilai tambah diciptakan, kerja dirampungkan, tempat dimana 80% karyawan bekerja, 80% masalah ada disini dan pemecahan masalah dilimpahkan.

Prinsip GEMBA menuntut setiap karyawan baik itu adalah Staff maupun Manajemen untuk pergi ke tempat atau lokasi dimana suatu permasalahan tersebut terjadi, supaya dapat memastikan sendiri dan mengetahui lebih jelas mengenai permasalahan tersebut.

Di dalam ilmu kepolisian dan intelijen dikenal dengan istilah TKP - Tempat Kejadian Perkara:
  • Tempat dimana suatu tindak pidana dilakukan/terjadi, atau akibat yang ditimbulkannya;
  • Tempat-tempat lain dimana barang-barang bukti atau korban yang berhubungan dengan tindak pidana tersebut dapat diketemukan.

Lima Kaidah Kencana GEMBA

Masaaki Imai, orang Jepang yang ditakzimkan sebagai bapak KAIZEN (improvement yang berkesinambungan). Nasihat baik yang beliau telah sampaikan :
  1. "Apabila terjadi masalah (kejanggalan), langkah pertama yang Anda lakukan adalah pergilah ke GEMBA"
  2. "Kemudian periksalah benda yang relevan terhadap masalah atau kejanggalan tersebut di atas - GEMBUTSU "
  3. "Lakukan penanggulangan sementara terhadap masalah yang terjadi langsung di lokasi kejadian"
  4. "Temukan masalah hingga ke akar penyebab permasalahannya"
  5. "Buatlah standarisasi untuk mencegah terulangnya masalah"
Standardisasi adalah bagian dari kegiatan pengelolaan untuk menjadikan GEMBA yang baik. Anda juga memerlukan 5R (Mr Imai sangat antusias terhadap kebersihan mesin) dan eliminasi terhadap pemborosan/kesia-sian - MUDA (無駄). Taatilah Mr Imai dengan mencintai GEMBA.


- GEMBA KAIZEN -

Tips untuk kegiatan pergi ke GEMBA

Berikut adalah beberapa tips yang saya berikan kepada para pemimpin yang menghabiskan lebih banyak waktu di GEMBA:
  1. Pengalaman atau “jam terbang” menjadi sangat penting bagi pemimpin maupun tim di lapangan dalam melakukan sikap GEMBA ini. Mungkin bagi yang baru pertama kali dalam melakukannya akan canggung, namun seiring dengan berjalannya waktu para pemimpin akan menjadi terbiasa dan lebih nyaman begitu pula tim di lapangan yang dikunjunginya.
  2. Selalu pergi ke GEMBA dengan suatu tujuan
    1. Apakah akan memeriksa kemajuan dari improvement yang telah dibuat?
    2. Apakah untuk memeriksa standar kerja?
    3. Apakah untuk memeriksa mutu, biaya atau realisasi pengiriman?
    4. Hal ini sangat penting bahwa para pemimpin akan ke GEMBA untuk memeriksa aspek kerja dari tim. Jika tidak dengan suatu tujuan yang terencana maka kunjungan akan berisiko karena dianggap sebagai kegiatan mencari sensasi atau sebagai publikasi untuk mencari popularitas.
  3. Sistem Kendali Visual (Visualisasi) akan sangat membantu, terutama di tahap-tahap awal. Akan memberikan informasi yang mudah bagi peluang pembinaan berikutnya.
  4. Tidak menjadikan masalah tim menjadi miliknya (pribadi / personal). Para pemimpin terbiasa dengan masalah kemudian memecahkan masalahnya. Saya melihat banyak pemimpin yang mengambil alih atau menjauhkan masalah dari tim kerja di bawahnya bahkan ketika sudah ada tim yang dibentuk khusus untuk memecahkan masalah pun masih memisahkannya. Tujuan dari kunjungan ke GEMBA adalah untuk melihat langsung proses yang dikerjakan oleh tim dan melatih serta melakukan penyesuaian. Tidak untuk mengambil alih tanggung jawab tim.
  5. Gunakanlah hirarki organisasi Anda. Dengan kata lain, jika pemimpin senior akan pergi ke GEMBA maka bawahannya harus turut pergi bersamanya. Para manajer tingkat menegah akan berusaha keras, bergumul dengan keadaan ini dan akan menjadi semakin rumit ketika atasan mereka memberikan pembinaan langsung kepada tim mereka. Namun tantangan ini akan hilang seiring dengan berjalannya waktu.
  6. Ter-organisir. Tim harus tahu bahwa Anda datang dengan suatu tujuan. Berhati-hatilah untuk tidak membanjiri tim dengan berbagai tujuan. Perhatikan nada, intonasi bicara dan energi Anda. Catat dengan baik dan dengarkanlah suara dari tim. Selalu tinggalkan tim dengan satu atau dua pertanyaan dan / atau langkah-langkah berikutnya yang akan dilakukan oleh tim tentang apa saja yang Anda harapkan pada kunjungan berikutnya. Ketika Anda kembali ke kantor, buatlah sebuah ringkasan di catatan Anda dan kirimkan pada tim dengan pesan ucapan terima kasih serta penekanan pada pertanyaan / langkah berikutnya Anda inginkan untuk dicapai oleh tim.
  7. Selalu memulai di tempat dimana terakhir kali Anda kunjungi. Kembangkan sistem manajemen pengetahuan sehingga Anda dapat melacak catatan Anda dan permintaan dari setiap kunjungan. Tim akan terpesona ketika seorang pemimpin senior muncul dan ingat segala sesuatu dari kunjungan terakhir dan tanyakan kepada tim bagaimana mereka mencapai kemajuan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan selama kunjungan sebelumnya.
  8. Pada akhirnya, sesi umpan balik. Mintalah kepada tim, rekan atau konsultan bersama-sama untuk memberikan pembinaan langsung di tempat kerja.
“Jika Anda pergi ke tempat dimana terjadi suatu aktivitas, mempelajari hal tersebut adalah hal yang merepotkan / berdampak, menganalisis situasi nyata dengan berlandaskan teori, mungkin Anda akan menemukan solusi dan "menciptakan" standar-standar untuk menghindari kejadian buruk yang berulang”

Pertanyaan untuk para pemimpin GEMBA

Berikut ini adalah beberapa pertanyaan bagi Anda sebagai pimpinan yang berorientasi pada peningkatan berkesinambungan di proses operasionalnya:
  • Apakah Anda merasakan beban pekerjaan, masalah di lapangan dari hari ke hari yang semakin berat? (Seperti misalnya biaya lembur karyawan, cacat produk, klaim, masalah pengiriman, dll.)
  • Apakah menurut Anda bahwa kegiatan pergi ke GEMBA ini adalah sangat penting?
  • Apakah Anda mengalami kesulitan dalam mengalokasikan waktu untuk merealisasikan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
  • Seberapa seringkah Anda melakukannya?
  • Apakah Anda melakukan kegiatan pergi ke GEMBA ini hanya ketika terjadi masalah di lapangan?
  • Bagaimanakah caranya Anda dalam mendisiplinkan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
  • Berapa lama waktu yang biasa Anda gunakan untuk berada di GEMBA?
 
"PERGILAH ke GEMBA dan AMATILAH!"
Artikel menarik lainnya : Kisah Nasruddin Hoja.